­

PRIVACY STATEMENT
CONESSENCE CV

Deze privacyverklaring legt uit welke informatie we over u verzamelen, waarvoor we die informatie gebruiken en aan wie we die informatie geven. Het beschrijft ook uw rechten met betrekking tot uw informatie en met wie u contact kunt opnemen voor meer informatie of vragen.

Voor alle aanvullende informatie over de bescherming van persoonsgegevens kan u terecht op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit via de navolgende link: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/professioneel.

1. VOORWERP

Deze privacyverklaring regelt de verwerking van uw persoonsgegevens door Conessence CV, met adres van de zetel te 9051 Gent, Kortrijksesteenweg 1091 bus A, met ondernemingsnummer 0819.266.552, en de met haar verbonden vennootschappen in de zin van artikel 1:20 WVV e.v., (hierna: Conessence of wij).

U kan de contactpersoon (hierna: de Contactpersoon) voor de verwerking als volgt contacteren:

Mevr. Melissa De Craemer
Kortrijksesteenweg 1091 bus A
9051 Gent
België
T. 09.396.19.19
M. info@conessence.com
W. www.conessence.com  

2. WELKE GEGEVENS?

Conessence is de ‘verantwoordelijke voor de verwerking’ van uw persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming[1]. Dit betreft alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (hierna: u of de Betrokkene); zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon (hierna: de Persoonsgegevens). De Persoonsgegevens die wij effectief verwerken worden hierna toegelicht.

Wij krijgen kennis van uw Persoonsgegevens in de volgende omstandigheden:

• Bij uw bezoek aan onze website (www.conessence.com);
• Wanneer u Persoonsgegevens aan Conessence verstrekt in het kader van onze werkzaamheden of in het kader van andere beroepsmatige activiteiten (bvb. networking events, seminaries, recepties etc.);
• Wanneer andere partijen ons uw Persoonsgegevens overmaken naar aanleiding en omwille van onze werkzaamheden; of
• Wanneer wij deze Persoonsgegevens bekomen van publiek toegankelijke databronnen (bvb. Linkedin, andere sociale media, publieke databanken, etc.)

De volgende Persoonsgegevens worden standaard door Conessence verwerkt:

• Naam (voor - en achternaam, vennootschapsnaam)
• Adres
• Telefoon, GSM
• E-mail adres, website
• Gegevens contactpersoon

Afhankelijk van het soort opdracht of de identiteit/hoedanigheid van de Betrokkene kunnen aanvullende Persoonsgegevens verwerkt worden:

• Geslacht
• Geboortedatum
• Facturatiegegevens
• KBO/BTW-nummer
• Bankrekeningnummer
• Financiële en fiscale informatie
• Arbeidsrechtelijke informatie en kennis/ervaring (bvb. gegevens van uw werkgever, job titel, opleidingen, loopbaan, professionele ervaring, evaluatie, etc.)
• Informatie betreffende uw familiale situatie en/of huwelijksvermogen (huwelijksstelsel, erfgenamen en mandatarissen, etc.)
• Andere informatie die u ons vrijwillig verstrekt

Indien bijkomende Persoonsgegevens worden gevraagd, zal de reden daarvoor steeds worden verduidelijkt. Indien u weigert om uw Persoonsgegevens te verstrekken aan Conessence, zal u worden geïnformeerd over de gevolgen daarvan.

3. WAARVOOR WORDEN DE GEGEVENS GEBRUIKT?

Wij verwerken uw Persoonsgegevens teneinde u een kwalitatieve dienstverlening te bezorgen en tegemoet te komen aan onze wettelijke verplichtingen. Dit omvat onder meer het volgende:

     - Als werving- en selectiekantoor dienen wij in de uitvoering van onze opdracht verschillende vormen van informatie, documentatie en ook Persoonsgegevens te verwerken (van                    kandidaten, klanten, interim managers, etc.):

• Het leggen en onderhouden van contact;
• Het beantwoorden van door u gestelde vragen of het verstrekken van door u gevraagde informatie;
• U helpen bij het vinden van een job en u informeren over (nieuwe) vacatures;
• Het maken van een selectie van kandidaten om een sollicitatieprocedure mee te starten;
• Het doorlopen van een sollicitatieprocedure;
• Het voeren van een juiste administratie en intern beheer;
• Het behandelen van eventuele klachten en het oplossen van geschillen;
• Verslag uit te brengen over onze diensten en werkzaamheden;
• Etc.​

     - Daarnaast kunnen wij ook uw Persoonsgegevens verwerken naar aanleiding van uw bezoek aan onze website (www.conessence.com). Meer informatie over dit soort verwerking                  vindt u hierna onder punt 9 (hierna: de Cookie Statement).

4. RECHTSGROND VOOR DE VERWERKING

Wij zijn wettelijk verplicht om in deze privacy statement de wettelijke gronden te vermelden waarop wij ons baseren om uw persoonsgegevens te verwerken.

Deze rechtsgronden zijn:

1. wettelijke en reglementaire verplichtingen waaraan Conessence onderworpen is, zoals het bijhouden van gegevens voor reglementaire of fiscale doeleinden of het verstrekken van informatie aan een overheidsinstantie of rechtsinstantie, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die aan ons zijn opgelegd;
2. Onze contractuele relatie: wij verwerken uw Persoonsgegevens om onze diensten aan u of onze klant te kunnen leveren, of om met u in contact te treden naar aanleiding van een specifiek verzoek (ook indien uiteindelijk geen duurzame opdracht wordt afgesloten);
3. de legitieme belangen van Conessence: de effectieve levering van onze diensten aan u of onze klant, de aanrekening van onze diensten, de werking van onze onderneming, etc., zolang deze belangen niet strijdig zijn met uw belangen;
4. Uw toestemming wanneer wij dit in specifieke omstandigheden vragen en ondubbelzinnig verkrijgen.

In sommige gevallen mogen wij u direct marketing toesturen (bvb. per e-mail) zonder uw toestemming. Dit is het geval als wij uw elektronische contactgegevens hebben verkregen in het kader van de levering van onze diensten. De direct marketing die wij u toesturen zal altijd betrekking hebben op onze eigen gelijksoortige diensten. Indien u geen communicatie van Conessence wenst te ontvangen, kunt u in de communicatie of e-mail hiervoor afmelden, of ons contacteren via onze contactgegevens (zie hierboven).

5. MET WIE DELEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

Conessence behandelt uw Persoonsgegevens strikt vertrouwelijk. Al onze medewerkers zijn gebonden door een vertrouwelijkheids- en geheimhoudingsplicht. Indien uw Persoonsgegevens gedeeld worden met medewerkers binnen of personen buiten Conessence (bvb. klanten of kandidaten in het kader van een sollicitatieprocedure), verzekeren contractuele vertrouwelijkheidsclausules deze geheimhoudingsplicht.

Uw Persoonsgegevens worden met de aan Conssence verbonden ondernemingen gedeeld voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten. In dat geval wordt echter steeds het nodige gedaan om deze doorgifte zo minimaal mogelijk te houden en zo maximaal mogelijk te beveiligen.

Andere leveranciers of bedrijven die toegang krijgen tot bepaalde van uw Persoonsgegevens sluiten een verwerkersovereenkomst af met Conessence om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw Persoonsgegevens. Het betreft onder meer volgende dienstverleners:

• Standaard software applicaties voor onze onderneming: onder meer Microsoft software (Outlook, Word, Excel, Sharepoint, One Drive, One Note, etc.).
• Specifieke recruiters applicaties: onder meer Otys (een cloud-based recruitment software).
• Specifieke facturatie en boekhoud applicaties: Exact Online (een cloud-based boekhoudsoftware van Exact).

6. MAATREGELEN TER BEVEILIGING VAN UW GEGEVENS

Conessence neemt alle vereiste fysieke, elektronische en organisatorische maatregelen om uw Persoonsgegevens veilig, accuraat en up to date te houden. Deze maatregelen omvatten onder meer:

• Het volgen van nieuwsbrieven, online informatiediensten en opleidingen en seminaries betreffende onze verplichtingen op het vlak van privacywetgeving.
• Het toepassen van administratieve en technische controles en restricties om toegang te krijgen tot uw Persoonsgegevens;
• Technische maatregelen op vlak van IT-beveiliging (firewalls, paswoorden, dubbele verificatie, encryptie, etc.);
• Fysieke toegangscontrole tot onze onderneming.

Conessence streeft ernaar om deze veiligheidsmaatregelen op geregelde tijdstippen te evalueren en indien nodig bij te sturen.

7. DUUR VAN DE VERWERKING

Conessence bewaart uw Persoonsgegevens minstens gedurende de looptijden van de opdrachten die haar worden toevertrouwd.

Er zijn gerechtvaardigde belangen die toelaten om de bewaring van Persoonsgegevens aan te houden na het volbrengen van een opdracht. Daarnaast hebben wij ook wettelijke verplichtingen die ons noodzaken om sommige Persoonsgegevens langer te bewaren.
 

Deze verwerking van Persoonsgegevens zal zich echter steeds beperken tot wat nodig is binnen het kader van de gerechtvaardigde belangen van Conessence.

8. RECHTEN VAN DE BETROKKENEN:

8.1 Recht van inzage

U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw Persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat Conessence ervan maakt.

8.2 Recht van verbetering, verwijdering en beperking

U heeft steeds het recht om Conessence te verzoeken om uw Persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.

U mag eveneens vragen om de verwerking van uw Persoonsgegevens te beperken, maar mogelijks heeft dit impact op onze dienstverlening. Wij zullen u hieromtrent nader informeren indien deze situatie zich voordoet.

8.3 Recht van verzet

U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

Daarnaast hebt u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van Persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing; in dat geval hoeft u zelfs geen redenen op te geven.

8.4 Recht van vrije gegevensoverdracht

U beschikt over het recht om uw Persoonsgegevens die door u verstrekt zijn aan Conessence in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen

8.5 Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken. Het intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan onverlet.

8.6 Uitoefening van uw rechten

U kan uw rechten uitoefenen door de Contactpersoon van Conessence hiertoe per post, e-mail of telefonisch te contacteren. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren.

8.7 Automatische beslissingen en profilering

De verwerking van uw Persoonsgegevens omvat geen profilering en zal door Conessence evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

8.8 Recht om klacht in te dienen

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de GBA (Gegevensbeschermingsautoriteit):

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Tel +32 (0)2 274 48 00

Fax +32 (0)2 274 48 35

E-mail: contact@apd-gba.be

Daarnaast kan u, indien u schade zou lijden, ook een vordering tot schadevergoeding instellen bij de bevoegde burgerlijke rechtbank.

Voor meer informatie met betrekking tot klachten en mogelijkheden tot verhaal, zie: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen.

9. COOKIES

Het surfen op de website van Conessence kan de installatie van zgn. ‘cookies’ op uw computer tot gevolg hebben. Cookies zijn software die uw bezoek aan de website vergemakkelijken en gebruikservaring van de website verbeteren (dit zijn de zgn. ‘functionele cookies’), maar in sommige gevallen ook andere, meer verregaande doelstellingen realiseren (bvb. tracking cookies, (re)targeting cookies, sociale cookies, analytische cookies (‘Google Analytics’), etc.). Wij gebruiken cookies om content en advertenties te personaliseren, om functies voor sociale media te bieden en om ons websiteverkeer te analyseren.

Indien noodzakelijk wordt informatie over uw gebruik van onze website met onze partners voor sociale media, adverteren en analyse gedeeld. Wij beperken ons daarbij steeds tot hetgeen strikt noodzakelijk is om de doelstellingen van de cookies te realiseren.

U kunt de installatie van deze cookies op uw computer of ander toestel weigeren, maar zulke weigering kan de toegang tot bepaalde diensten van de website in de weg staan. Eventueel reeds geïnstalleerde cookies kan u ook steeds verwijderen. Raadpleeg hiervoor de helpfunctie van uw browser.

Op de website www.conessence.com kan u via een automatisch pop-up venster de details raadplegen van de cookies die wij gebruiken.

Indien u vragen heeft of problemen vaststelt aangaande de installatie en het gebruik van cookies, kan u ons uiteraard contacteren via onze Contactpersoon.

10. DISCLAIMER

Conessence is niet aansprakelijk voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een onrechtmatig(e) gebruik of verwerking van uw Persoonsgegevens door een derde. In ieder geval is Conessence slechts aansprakelijk voor haar eigen zware fout of opzet.

Conessence is in geen geval verantwoordelijk voor falen, storingen, moeilijkheden of onderbrekingen bij het consulteren en het gebruik van de website, waardoor de website of een van zijn functionaliteiten niet toegankelijk is. De wijze waarop u verbinding maakt met de website is uw eigen verantwoordelijkheid. U dient zelf alle geschikte maatregelen te treffen om uw apparatuur en uw gegevens te beschermen tegen onder andere virusaanvallen op het internet. U bent bovendien zelf verantwoordelijk voor de websites en de gegevens die u op internet raadpleegt.

Conessence is niet aansprakelijk voor de inhoud van haar website of voor het gebruik dat ervan kan worden gemaakt.

Alle merken, handelsnamen, afbeeldingen, teksten, illustraties, (animatie)plaatjes, videobeelden, geluiden, alsook alle technische applicaties die gebruikt kunnen worden om de website te laten functioneren en meer in het algemeen alle onderdelen die op deze website zijn gebruikt, zijn beschermd door intellectuele eigendomsrechten. Iedere reproductie, herhaling, gebruik of aanpassing, op welke wijze dan ook, van het geheel of slechts een onderdeel ervan, met inbegrip van de technische applicaties, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Conessence of een derde-verantwoordelijke, is ten strengste verboden. Indien Conessence haar rechten niet (onmiddellijk) uitoefent tegen enige inbreuk, kan dat niet worden opgevat als stilzwijgende toestemming dan wel een afstand van recht.

Voor het goede beheer van de website kan Conessence op ieder moment de toegang aan een bepaalde categorie bezoekers schorsen, onderbreken of beperken tot de gehele of een gedeelte van de website, alle informatie op de website verwijderen, of de website tijdelijk niet beschikbaar maken teneinde updates te kunnen uitvoeren.

11. WIJZIGINGEN

Deze privacy statement kan worden gewijzigd. In dat geval is de gewijzigde privacy statement van toepassing vanaf de meest recente datum van herwerking, zoals hieronder aangegeven. Wij adviseren u regelmatig deze privacy statement na te lezen op eventuele wijzigingen.

Laatst bijgewerkte versie: 20 maart 2023.