PRIVACYVERKLARING
- Waarom deze privacyverklaring?
Omdat wij jouw privacy en de bescherming van jouw persoonsgegevens zeer ernstig nemen.
Deze privacyverklaring is bedoeld om jou te informeren over de verwerking van jouw persoonsgegevens door Conessence, wat onze verantwoordelijkheid hierbij is, wat jouw rechten zijn, hoe wij die gegevens verwerken, waarom, met wie we die gegevens delen en hoe lang wij die bewaren.
Voor meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens in het algemeen kan je ook terecht op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/.
We raden je aan om deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen. Je kan dit document steeds raadplegen onder de rubriek ‘privacyverklaring’ op onze website https://www.conessence.com/be/privacyverklaring.
- Wie is er verantwoordelijk?
Conessence (hierna ook “wij”). Conessence is de “verwerkingsverantwoordelijke” om het met een moeilijk woord te duiden. Wij bepalen het doel en de middelen van de verwerking van jouw gegevens.
Hierna vind je onze ondernemingsgegevens:
Naam: Conessence
Rechtsvorm: BV
Zetel: Kortrijksesteenweg 1091 bus A, 9051 Gent
Ondernemingsnummer: 0819.266.552
Je kan ons contacteren als volgt:
Mevr. Melissa De Craemer
Kortrijksesteenweg 1091 bus A
9051 Gent
België
T. 09/396.19.19
M. privacy@conessence.com
W. https://www.conessence.com
- Welke gegevens verwerken wij van jou en voor welke doeleinden?
We verwerken jouw persoonsgegevens. Dit is informatie over jou op basis waarvan je als natuurlijke persoon (de betrokkene) kan worden geïdentificeerd.
Welke persoonsgegevens we van jou verwerken, hangt af van jouw hoedanigheid als betrokkene ten aanzien van Conessence (prospect, klant, kandidaat etc.).
Voor elke verwerking van jouw persoonsgegevens moet er een doeleinde zijn. Die doeleinden worden hierna in detail omschreven.
Ook moet elke verwerking gesteund zijn op een rechtsgrond. Dit kunnen volgende rechtsgronden zijn:
- Uitvoering van de overeenkomst: de verwerking van jouw persoonsgegevens in het kader van de voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst die tussen jou (als natuurlijk persoon) en Conessence wordt gesloten.
- Wettelijke verplichting: de verwerking van jouw persoonsgegevens op basis van een wettelijke verplichting waaraan Conessence onderworpen is.
- Gerechtvaardigde belangen van Conessence: dit kan wanneer dergelijke belangen opwegen ten opzichte van jouw (privacy)rechten (en waarbij je dergelijke verwerking redelijkerwijs kan verwachten). Je kan altijd bezwaar maken tegen verwerking op basis van deze rechtsgrond door contact met ons op te nemen via privacy@conessence.com.
Zo mogen we je bv. in sommige gevallen jouw persoonsgegevens verwerken voor doeleinden van direct marketing zonder jouw toestemming, bv. als je een bestaande klant bent en die marketing betrekking heeft op gelijksoortige diensten. Je hebt evenwel altijd het recht om bewaar te maken tegen die verwerking. Dit kan door ons te contacteren via privacy@conessence.com.
- Toestemming: de verwerking van jouw persoonsgegevens is gebaseerd op jouw vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming. Je hebt het recht om die toestemming ten allen tijde terug in te trekken.
Van prospecten verwerken we de volgende persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
|
verwerkingsdoeleinden |
persoonsgegevens |
rechtsgrond(en) |
|
Communicatie, vragen, contact (inclusief e-mails, contactformulier via onze website) of andere communicatie, bv. om je informatie te verstrekken over onze diensten of ter voorbereiding van een overeenkomst. |
|
Onze gerechtvaardigde (commerciële) belangen. |
|
Direct marketing (commerciële en marketingdoeleinden), waaronder onze nieuwsbrief
|
|
|
Van klanten / opdrachtgevers (en meer bepaald hun contactpersonen) verwerken we de volgende persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
|
verwerkingsdoeleinden
|
|
|
|
Communicatie, vragen, contact (inclusief e-mails, contactformulier via onze website) of andere communicatie, bv. om je informatie te verstrekken over onze diensten of in het kader van de uitvoering van onze overeenkomst / diensten. |
|
Onze gerechtvaardigde (commerciële) belangen. |
|
Uitvoering van onze diensten – opdracht(en) inzake recruitment, interim management en executive search, waaronder onboarding, uitschrijven van vacatures, uitzoeken van geschikte kandidaten, het voorstellen van profielen, het doorlopen van een sollicitatieproces en andere hieraan gerelateerde diensten van Conessence.
|
|
Onze gerechtvaardigde (commerciële) belangen. |
|
Administratie, facturatie, beheer van betalingen, accounting |
|
Onze gerechtvaardigde (commerciële) belangen.
Wettelijke verplichting (met betrekking tot boekhouding, facturatie). |
|
Direct marketing (commerciële en marketingdoeleinden), waaronder onze nieuwsbrief
|
|
Onze gerechtvaardigde (commerciële) belangen.
|
|
Andere legitieme doeleinden, zoals het faciliteren van onze activiteiten en diensten, het genereren van geaggregeerde statistieken, het uitvoeren van analyses, het toepassen van ons beleid en onze procedures, het verdedigen tegen claims of eisen, het beschermen van onze kandidaten en klanten en hun rechten, enz.
|
|
Onze gerechtvaardigde (commerciële) belangen. |
Van kandidaten verwerken we de volgende persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
|
|
|
|
|
Contact, communicatie, vragen
|
|
Onze gerechtvaardigde (commerciële) belangen.
|
|
Werving en selectie – registreren van jouw sollicitatie en de geschiktheid van jou als kandidaat na te gaan voor de geselecteerde vacature.
|
|
Onze gerechtvaardigde (commerciële) belangen.
Wettelijke verplichting (bv. bewijs van recht om te werken).
Voorbereiding of uitvoering van de overeenkomst met Conessence (wanneer je als natuurlijk persoon contracteert met Conessence)
Toestemming (indien we jouw gegevens onrechtstreeks verkrijgen via derden – zie verder onder artikel 4 hieronder.)
|
|
Opname in de wervingsreserve, om jouw geschiktheid voor een toekomstige vacature te kunnen aftoetsen en je te kunnen contacteren in geval van een potentiële match.
|
|
|
|
Direct marketing, uitsturen van vacature-alerts via e-mail
|
|
|
|
Andere gerechtvaardigde doeleinden zoals gerechtelijke procedure. |
|
Onze gerechtvaardigde (commerciële) belangen.
|
Van bezoekers van onze website (https://www.conessence.com) of onze sociale media (Instagram en LinkedIn) verwerken we de volgende persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
|
|
|
|
|
Contactname (formulier op de website) |
|
Onze gerechtvaardigde (commerciële) belangen. |
|
Sollicitatie (formulier op de website) |
|
Onze gerechtvaardigde (commerciële) belangen. |
|
Bezoek aan de website en/of sociale media |
|
Onze gerechtvaardigde (commerciële) belangen. |
Van leveranciers (en meer bepaald hun contactpersonen) verwerken we de volgende persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
|
|
|
|
|
Uitvoering te geven aan de overeenkomst tussen Conessence en de leverancier. |
|
Onze gerechtvaardigde (commerciële) belangen.
|
Indien andere persoonsgegevens zouden worden opgevraagd of verzameld dan hierboven, zal de reden daarvoor steeds worden verduidelijkt. Indien je weigert om bepaalde persoonsgegevens te verstrekken aan Conessence, zal je worden geïnformeerd over de gevolgen daarvan.
- Hoe verwerken we jouw gegevens?
Wij verwerken jouw persoonsgegevens als volgt:
- Van prospecten: wanneer we jouw persoonsgegevens van jou ontvangen, hetzij via ons contactformulier op de website, telefonisch, per e-mail of tijdens (netwerk)evenementen of jobbeurzen, bewaren we deze informatie zorgvuldig en op een veilige wijze in ons CRM-systeem/databanken. Dit stelt ons in staat om contact met je op te nemen in verband met onze diensten, eventuele vragen te beantwoorden en mogelijkheden voor een samenwerking te verkennen.
- Van klanten / opdrachtgevers: als (aangestelde, vertegenwoordiger of werknemer van de) klant van Conessence ontvangen we jouw persoonsgegevens rechtstreeks van jou in het kader van de voorbereiding of uitvoering van onze overeenkomst. Zodra we deze gegevens verkrijgen, bewaren we ze veilig in ons CRM-systeem/databanken. Gegevens inzake openstaande vacature(s) plaatsen we op onze website en nemen we op in onze nieuwsbrief gericht aan potentiële kandidaten.
- Van kandidaten: wanneer je solliciteert op een vacature via ons platform of per e-mail, verzamelen wij jouw CV en relevante persoonsgegevens zoals opgesomd hierboven onder artikel 3.
We kunnen jouw persoonsgegevens ook onrechtstreeks ontvangen door tussenkomst van andere partijen die jouw gegevens aan ons verstrekken in het kader van onze werkzaamheden, bv. organisatoren van jobbeurzen, beheerders van jobsites of publiek toegankelijke bronnen (zie hierboven). In dat geval zal je ook onmiddellijk worden geïnformeerd over die doorgifte aan en verwerking ervan door Conessence. De doorgifte aan Conessence en het gebruik voor wervingsdoeleinden van jouw gegevens verkregen van derden of uit publieke bronnen kan enkel met jouw toestemming.
In sommige gevallen kunnen wij referenties opvragen en achtergrondcontroles uitvoeren als onderdeel van het wervingsproces voor zover onze gerechtvaardigde belangen hierbij opwegen. Hierbij kunnen wij contact opnemen met door jou opgegeven referenties en informatie controleren die relevant is voor de functie waarop je solliciteert. Jouw gegevens worden opgeslagen en bewaard in ons CRM-systeem/databanken op een veilige wijze. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt binnen ons bedrijfsteam dat betrokken is bij het rekruteringsproces.
Indien je een geschikte kandidaat bent worden jouw persoonsgegevens gedeeld met de klant die de positie aanbiedt.
- Van bezoekers van onze website of sociale media: wanneer je onze website (www.conessence.com) bezoekt, kunnen er gegevens van jou worden verwerkt via cookies op onze website. Voor meer informatie hierover: [hyperlink cookie policy].
- Van leveranciers: ontvangen we rechtstreeks van de leverancier. Deze gegevens worden verzameld en opgeslagen in onze databanken.
In ieder geval neemt Conessence alle passende maatregelen om jouw gegevens en de verwerking ervan zo goed mogelijk te beveiligen. Indien je meer informatie wenst over onze beveiligingsmaatregelen, kan je dit opvragen via privacy@conessence.com.
- Met wie delen we jouw gegevens?
Conessence behandelt jouw persoonsgegevens vertrouwelijk. Onze medewerkers en aangestelden zijn gebonden door geheimhoudingsverplichtingen.
Persoonsgegevens van kandidaten kunnen worden gedeeld met klanten in het kader van de (recruitment of andere) opdracht(en) / diensten voor de klant. Ook in de relatie met de klant wordt vertrouwelijkheid contractueel gegarandeerd.
Jouw persoonsgegevens worden slechts gedeeld voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten. In dat geval wordt echter steeds het nodige gedaan om deze doorgifte zo beperkt mogelijk te houden en passend te beveiligen.
Leveranciers of dienstverleners van Conessence die toegang krijgen tot bepaalde van jouw persoonsgegevens en die verwerken in opdracht van Conessence sluiten een verwerkersovereenkomst af met Conessence om te zorgen voor eenzelfde niveau van bescherming van jouw persoonsgegevens. Zij ontvangen jouw persoonsgegevens desgevallend enkel en alleen in het kader van de diensten van Conessence. Het gaat onder meer om onze IT-partners, softwarepartners, beheerders van tools, applicaties, CRM platform, applicaties voor facturatie en boekhouding of andere verwerkers.
Conessence kan verplicht worden jouw persoonsgegevens te verstrekken of te verwerken op grond van een op haar rustende wettelijke verplichting of naar aanleiding van een verzoek daartoe van toezichthoudende autoriteiten of overheidsinstanties.
Jouw persoonsgegevens worden niet doorgegeven buiten de Europese Unie. Mocht dit voorkomen, dan neemt Conessence in ieder geval de nodige maatregelen en waarborgen met het oog op een passende bescherming van jouw persoonsgegevens zoals dat wettelijk is voorgeschreven bij dergelijke doorgiftes.
- Hoe lang houden we jouw gegevens bij?
Conessence bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de specifieke doeleinden waarvoor ze worden verwerkt, tenzij er wettelijke bepalingen van toepassing zijn die een langere bewaring of verwerking verplichten.
Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden bewaard tijdens de duur van de overeenkomst en tot maximum 10 jaar na het einde van de overeenkomst (dit stemt overeen met de contractuele verjaringstermijn).
Persoonsgegevens die Conessence verwerkt in het kader van direct marketing worden tot maximum 3 jaar bijgehouden na het laatste contact met de betrokkene in kwestie.
Persoonsgegevens van kandidaten worden tot 6 maanden na het afronden van het wervingsproces bijgehouden. Indien je toestemming hebt gegeven tot opname in de wervingsreserve, om jou spontaan te kunnen contacteren voor een job die beantwoordt aan jouw profiel, dan bewaren we jouw persoonsgegevens tot maximum 2 jaar.
Na het verstrijken van de voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist of geanonimiseerd, tenzij bepaalde wetgeving een langere termijn voorschrijft.
Voor meer informatie over bewaringstermijnen inzake cookies: [hyperlink cookie policy].
- Wat zijn jouw rechten?
Recht op informatie
Je hebt het recht om alle nodige informatie te bekomen over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Dit gebeurt in de eerste plaats via deze privacyverklaring. Bijkomende informatie kan je steeds opvragen.
Recht op inzage
Je hebt kosteloos het recht op inzage in en kopie van jouw persoonsgegevens.
Recht van verbetering, verwijdering en beperking
Je hebt steeds het recht om Conessence te verzoeken om jouw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.
Je mag eveneens vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken, maar mogelijks heeft dit impact op onze dienstverlening. Wij zullen je hieromtrent nader informeren indien deze situatie zich voordoet.
Recht van verzet
Je beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.
Daarnaast heb je steeds het recht om je te verzetten tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing; in dat geval hoef je zelfs geen redenen op te geven.
Recht van vrije gegevensoverdracht
Je beschikt over het recht om jouw persoonsgegevens die door jou verstrekt zijn aan Conessence in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen.
Recht van intrekking van jouw toestemming
Indien de verwerking gebaseerd is op jouw toestemming, beschik je over het recht om die toestemming op elk moment in te trekken. Het intrekken van jouw toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan onverlet.
Uitoefening van jouw rechten
Je kan jouw rechten uitoefenen door de bovenvermelde contactpersoon van Conessence hiertoe per post, e-mail (privacy@conessence.com) of telefonisch te contacteren. Om misbruik te voorkomen kunnen wij jou daarbij vragen om je te identificeren.
Automatische besluitvorming en profilering
De verwerking van jouw persoonsgegevens omvat geen profilering en zal door Conessence evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.
Recht om klacht in te dienen
Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de GBA (Gegevensbeschermingsautoriteit):
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel +32 (0)2 274 48 00
Fax +32 (0)2 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be
Bij klanten kan je natuurlijk ook Conessence contacteren via privacy@conessence.com.
- Algemeen
Deze privacyverklaring is onderworpen aan het Belgische recht. Enkel de rechtbanken van Gent (afdeling(en) Gent) zijn bevoegd in geval van een geschil.
Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. In dat geval is de gewijzigde privacyverklaring van toepassing vanaf de meest recente datum van herwerking, zoals hieronder aangegeven. Wij adviseren je regelmatig deze privacyverklaring na te lezen op eventuele wijzigingen. Op de website vind je steeds de meest actuele versie.
Voor vragen of verzoeken kan je steeds mailen naar privacy@conessence.com.
Laatst bijgewerkte versie: 26 maart 2024.